RATGEBER
So bleibt Ihre Mailbox immer schlank
Viele Menschen horten hunderte von Mails. Dabei ist der Posteingang kein Ablageort, sondern eine Arbeitsfläche, vergleichbar mit dem Schreibtisch. Hier sollten nur die Dinge liegen, die als nächstes bearbeitet werden. Und zwar mit System. Dabei hilfreich sind Ordner. So können Mails nach Prozessen und Kategorien geordnet werden. Dabei helfen clevere Ordnernamen. Der alphabetischen Sortierung wird ein Schnippchen geschlagen, indem die Ordner nummeriert werden. Beispiele: „1_Diese Woche erledigen“, „2_Bei Gelegenheit bearbeiten“, „3_Lesen“, „4_Nachhaken“. So bleiben die Ordner immer in der gleichen Reihenfolge.
Die 1-Klick-Regel
Wer die 1-Klick-Regel konsequent anwendet, spart Zeit. Der „eine Klick“ bedeutet, dass man eine E-Mail nur ein einziges Mal anklickt. Schon beim ersten Öffnen entscheiden Sie, was mit ihr passiert: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, archivieren und/oder löschen. Es geht darum, dass eine E-Mail nicht erst geöffnet und kurz überflogen wird, um dann später zu entscheiden, was damit passieren soll. Denn diese Gewohnheit führt zu einem überfüllten Postfach und im Endeffekt zu mehr Stress.
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