Telefon als Visitenkarte

Die Begrüßung besteht aus drei Teilen: 1) Der Firmen-Name, 2) Der Eigenname mit dem Vornamen und 3) Der passende Tagesgruß. Beispiel: „Firma Mustermann, Andreas Klein, guten Morgen.“ Der Zusatz „Was kann ich für Sie tun?“ ist veraltet. Je nach Tageszeit ändert man die Begrüßung. „Guten Morgen“ geht nur bis etwa 10:00 Uhr, dann wechselt man auf „Guten Tag.“ Anrufer kann man mit „Hallo“ begrüßen und ist dann nicht an die Uhrzeit gebunden. Bei der Verabschiedung hat man die Wahl zwischen dem allgemeinen „Auf Wiedersehen“ oder dem lockeren „Tschüss“.

Anrufer werden gerne mit ihrem Namen angesprochen, das Gespräch wirkt persönlicher. Vor allem der Tagesgruß lässt sich mit dem Namen gut verbinden. Statt „Guten Morgen“, also besser „Guten Morgen, Frau Müller“. Die Verwendung des Namens hat auch so etwas wie eine Signalfunktion, wichtige Aussagen sollten damit eingeleitet oder beendet werden: „Herr Müller, bitte lassen Sie mich kurz prüfen, ob der Termin geht.“

Es ist nicht leicht, schwierige Kundennamen zu verstehen und auszusprechen. Wer einen schwierigen Namen hat, verzeiht die falsche Ansprache. Die Frage „Wie war Ihr Name?“ ist nicht professionell. „Wie ist Ihr Name, bitte?“ hört sich besser an. Kunden mit Doppelnamen werden auch so angesprochen, und der akademische Titel hat auch heute noch Bedeutung. Selbstverständlich ist die Mailbox immer aktiviert, so dass ein Anrufer sein Anliegen mitteilen kann. Ein schneller Rückruf macht einen guten Eindruck und schafft Vertrauen.