Mehr Ordnung im PC: Schnell finden statt lange suchen

Orientierung mit sieben Ordnern: Das Sieben-Ordner-System sorgt für eine schnelle Orientierung. Auf jeder Ordnerebene stehen höchstens sieben Ordner. Jeder dieser Ordner hat maximal sieben Unterordner, und jeder dieser Unterordner hat nicht mehr als sieben Unterordner. Und genau hier ist Schluss! Wegen der angestrebten Schnelligkeit beim Ablegen und Finden ist die Zahl der Ebenen auf drei beschränkt.

Warum sieben Ordner auf einer Ebene? Psychologen haben herausgefunden, dass wir nur maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Bei mehr Informationen benötigen wir Zeit, um uns zu orientieren, bevor wir eine Auswahl treffen.
 

Der Explorer ist die „Schaltzentrale“ für Windows, eine Art Manager für die Verwaltung der Daten auf dem Computer. Er gibt einen Überblick über den Inhalt. Es gibt viele Wege, den Explorer zu öffnen, zum Beispiel mit der Tastenkombination WINDOWS+E. Einen neuen Ordner erstellen Sie mit der rechten Maustaste – „Neu“ – „Ordner“. Sie verschieben die Ordner mit gedrückter linker Maustaste.

Bestimmen Sie Ihre Reihenfolge: Windows sortiert alphabetisch. Eine eigene Reihenfolge kann man mit Zahlen bestimmen. Ein Beispiel: Der Ordner Zwiebeln, der nach Alphabet ganz unten stünde, soll an erster Stelle stehen. Dazu bekommt er einen neuen Namen: 1_Zwiebeln. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, im Kontextmenü den Befehl „Umbenennen“ wählen und den Namen eingeben, mit „Enter“ bestätigen. Auch Dateien und Bilder können so umbenannt werden.

Wie soll die Datei heißen? Mit aussagekräftigen Namen behalten Sie den Überblick und finden Ihre Dokumente besser wieder. Im Idealfall erkennen Sie am Dateinamen, was sich im Dokument befindet, ohne es öffnen zu müssen. Grundregeln der Dateibenennung:

• Dateinamen sollen nicht zu lang und unverwechselbar sein.
• Namen wie „Brief“ oder „Korrespondenz“ sind tabu.
• Das Datum im Namen ist sinnvoll, auch wenn man unter Eigenschaften das Datum der letzten Änderung sehen kann.
• Für die chronologische Sortierung gehört das Datum an den Anfang, in der Reihenfolge Jahreszahl, Monat, Tag.
• Die Initialen des Bearbeiters sind informativ und wichtig, wenn mehr als eine Person im Büro arbeitet. Beispiel: 20220825_Re_Futter_Brinkmann_MM: Die Futter-Rechnung an den Kunden Brinkmann wurde am 25.08.2022 durch Max Mustermann geschrieben. Alternativen: 22-08-25-Re-Futter-Brinkmann-MM, oder 220825ReFutterMM

Jede Datei wird sofort richtig gespeichert: Wer jede Datei sofort speichert, vermeidet Doppelarbeit. Speichern Sie, bevor Sie eine Eingabe gemacht haben, also die leere Datei. Das schützt vor „Schreikämpfen“, wenn der Computer abstürzt. Tipp am Rande: Immer erst speichern, dann drucken! Häufig bleibt der Computer beim Drucken „hängen”. Folge: Datenverlust.

Wer jede Datei sofort richtig speichert, spart Zeit und fasst sie nicht doppelt an. Auch wenn es vermeintlich schneller geht: Legen Sie die Datei nicht erst auf den Desktop, sondern sortieren sie direkt richtig ein. Man braucht zehnmal länger, etwas wiederzufinden als es korrekt abzulegen.

Verknüpfungen erleichtern die Arbeit: Was, wenn es mehrere Ablagemöglichkeiten gibt?

Beispiel 1: Ihr Schlepper hat einen Schaden und Sie schreiben der Versicherung. Wohin mit dem Brief: In den Ordner Versicherungen oder in den Ordner Fuhrpark?

Beispiel 2: Zwei Personen erfassen Daten in einer Excel-Mappe (etwa Warenein- und -ausgänge). Damit nicht in unterschiedlichen Dateien gearbeitet wird, hilft eine Verknüpfung. Denn es wäre fatal, wenn keiner mehr wüsste, welches die aktuelle oder letzte Version ist.

Wenn Dokumente nicht eindeutig sind und an unterschiedlichen Orten abgelegt werden können, kann man sie innerhalb der Ordner verknüpfen. Eine solche Verknüpfung entsteht, wenn Sie einen Rechtsklick auf die Datei machen und im Kontextmenü „Verknüpfung erstellen“ auswählen. Die so entstandene Verknüpfung wird mit der rechten Maustaste angeklickt, und „Ausschneiden“ gewählt. Mit „Einfügen“ wird die Verknüpfung in den anderen Ordner gelegt.

Der Vorteil: Es gibt nicht mehrere Kopien derselben Datei. Mit Verknüpfungen halten Sie also Ordnung, vermeiden Duplikate und sparen Speicherplatz. Das ist praktisch. Aber weniger ist mehr! Sonst verliert man den Überblick und kommt in die Bredouille, wenn es zu viele sind. Verknüpfungen erkennt man durch einen Pfeil auf der linken Seite des Symbols.

Tipp: Probieren Sie es zunächst mit einer „harmlosen“ unwichtigen Datei aus. Erst danach, wenn es richtig sitzt, bauen Sie Verknüpfungen in Ihren PC-Alltag ein.

Schnell finden mit Strg F: Sie sind im Windows Explorer auf der Suche nach Dateien? Lassen Sie sich helfen! In Nullkommanix geht das mit der Tastenkombination STRG+F. Eselsbrücke: STRG Finden. Der Clou: Diese Tastenkombination funktioniert nicht nur im Explorer, sondern in allen anderen Programmen, etwa Word und Excel. Auch im Internet und der Mailbox werden Sie so schnell fündig.

Große Sprünge mit der Sprungliste: Eine Möglichkeit, Suchwege deutlich zu verkürzen, ist die Sprungliste. Diese öffnet sich nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf ein Programmsymbol in der Taskleiste. Dieses Menü wird Sprungliste genannt. Bei Excel oder Word werden die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt, die so blitzschnell geöffnet werden. Man kann diese sogar dauerhaft anheften, damit sie in der Sprungliste immer oben bleiben. Dafür gibt es hinter dem Dateinamen eine Pin-Nadel. Wird diese angeklickt, heftet sich die Datei oben an die Sprungliste.

Die Sprungliste hilft auch in anderen Programmen, etwa Outlook. Es genügt ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, dann wählt man den Befehl „Neue E-Mail-Nachricht“ aus. Das klappt, ohne Outlook zu öffnen. Dieser Weg geht also schnell und spart etliche Klicks. Mit zwei Klicks ist das Fenster geöffnet, in das die E-Mail geschrieben wird.

Auch bei den Browsern (Google Chrome, Microsoft Edge und Co.) macht die Sprungliste Sinn. Hier werden die häufig besuchten Seiten hinterlegt. Auch diese können oben angeheftet werden. Vorteil auch hier: Man muss nicht erst den Browser öffnen, das spart enorm Zeit und bringt ordentlich Spaß.

So gelangt ein Programm in die Taskleiste: Um die Sprungliste zu nutzen, muss zunächst das Programm in die Taskleiste gelegt werden. Das geht so: Wenn es geöffnet ist, erscheint das Symbol in der Taskleiste. Es bleibt dort dauerhaft liegen, wenn man es mit der rechten Maustaste anklickt und den Befehl „An Taskleiste anheften“auswählt. Der Vorteil: Egal, welches Fenster geöffnet ist - man kann die Programme von der Taskleiste mit einem Klick öffnen. Der Umweg über den Desktop ist nicht notwendig.

Wo ist der Cursor? Sie arbeiten in Word und möchten am Anfang eine Passage korrigieren und danach wieder an die Stelle zurückkehren, an der Sie zuvor gearbeitet haben? Word merkt sich die letzten drei Positionen des Mauszeigers, auch Cursor genannt. Sie werden mit SHIFT F5 abgerufen.