RATGEBER MIT TERMINTIPP

Zehn Tipps für Ihre Korrespondenz

Anne Dirking, Landwirtschaftskammer Niedersachsen, Bezirksstelle Uelzen

02. Februar 2023

Büro Manche machen es täglich, andere eher selten: einen Brief verfassen. Obwohl inzwischen ein Großteil der Kommunikation elektronisch läuft, lebt der Geschäftsbrief in Papierform durchaus noch. Lesen Sie hier, worauf es ankommt.

Egal ob Rechnung, Angebot oder Mahnung – Geschäftsbriefe sind ein Aushängeschild. Dabei spielt nicht nur der Inhalt eine Rolle, sondern auch das Layout. Es gibt keine allgemeingültige Vorlage, als Orientierung dient die DIN 5008 mit dem Titel: „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“. Sie regelt nicht, was in einen Brief gehört, sondern wie er aussehen soll. Sie ist kein Gesetzeswerk, sondern dient zur Orientierung.

Logo und Briefkopf

Ganz oben im Brief steht die eigene Anschrift, häufig links, aber auch mittig oder rechts ist möglich. Alle Kontaktdaten gehören hier hinein. Ein Logo ist kein Muss. Wer eines hat, platziert es auf der rechten Seite. Denn das ist die Seite, an der in einem Ordner geblättert wird. Da fällt es am ehesten auf.

Die Anschrift im Fenster

Das Anschriftenfeld erscheint im Fenster eines Briefumschlags. Es wird in eine Zusatz- und Vermerkzone (drei Zeilen) und eine Zone für die Anschrift (sechs Zeilen) unterteilt. Die Zusatz- und Vermerkzone enthält zum Beispiel Angaben zur Art der Sendung („Büchersendung“, „Einschreiben“) oder Verfügungen und Vermerke („Nicht nachsenden“, „persönlich“). Zur Schrift gibt es eine klare Empfehlung: Nicht weniger als acht Punkt und serifenlos, etwa Arial. Hinter serifenlos steht: Klar und ohne Schnörkel.

Im Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen, auch nicht zwischen Straße und Postleitzahl mit zugehörigem Ort. Wohin mit dem Ortsteil? Gemäß den Regeln der Deutschen Post und der DIN 5008 gehört er in die Zeile zwischen Namen des Empfängers und Straße. Auf Formulierungen wie „z. Hd.“ und „An“ wird verzichtet. Die Bezeichnung Firma im Anschriftenfeld ist out, ebenso Herrn oder Frau.

Bei Geschäftsbriefen ein Muss: Die Postrückläuferanschrift. Das ist die Absenderadresse, die über der Anschrift steht und im Fensterbriefumschlag zu sehen ist. Sie sorgt dafür, dass nicht zustellbare Post an den Empfänger zurück geht.

Digitale Ausgabe LAND & FORST

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